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BilDokG 2020 — Evidenzen der Schülerinnen und Schüler, Datenverbund der Schulen

Bildungsdokumentationsgesetz 2020 (BilDokG 2020) — konsolidierte Fassung (RIS, Bundesrecht konsolidiert), Fassung vom 2026-09-06.

§ 1 — Regelungszweck

1. Abschnitt

Allgemeine und allgemeine datenschutzrechtliche Bestimmungen

• 1. die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler und Studierenden im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung), ABl. Nr. L 119 vom 4.5.2016 S. 1, (im Folgenden: DSGVO) und des Datenschutzgesetzes – DSG, BGBl. I Nr. 165/1999, durch die von diesem Gesetz erfassten Bildungseinrichtungen, zwecks Wahrnehmung der diesen Einrichtungen gesetzlich übertragenen Aufgaben, der Studienförderung und der Vertretungsangelegenheiten der Studierenden;

• 2. die Führung der Gesamtevidenzen der Schülerinnen und Schüler bzw. der Studierenden und der Evidenzen über den Aufwand für Bildungseinrichtungen für Zwecke der Planung, der Steuerung, der Wahrung der gesetzlichen Aufsichtspflichten, der Bundesstatistik und der Verwaltungsstatistik;

• 3. die Verarbeitung von Daten aus den Evidenzen der Bildungseinrichtungen für Zwecke der Bundesstatistik zum Bildungswesen und des Bildungsstandregisters, die von der Bundesanstalt „Statistik Österreich“ besorgt werden;

• 4. die Verarbeitung von Daten für Zwecke des Bildungscontrollings gemäß § 5 Abs. 1, 2 und 4 des Bildungsdirektionen-Einrichtungsgesetzes – BD-EG, BGBl. I Nr. 138/2017, insbesondere um eine transparente und einheitliche Datenbasis für die Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung im Schulbereich zu erhalten und durch die Festlegung der Verantwortlichen im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO die Datensicherheit zu gewährleisten, sowie

• 5. die Verarbeitung von Daten für Zwecke der Überprüfung von Lernergebnissen der Schülerinnen und Schüler, der Unterrichts- und Förderplanung in Verbindung mit durch die zuständigen Lehrpersonen nach schulrechtlichen Bestimmungen geführten Gesprächen, des Qualitätsmanagements und der Qualitätsentwicklung im Schulwesen gemäß § 5 Abs. 2 Z 2, 4 und 6 BD-EG sowie hinsichtlich Kompetenzerhebungen gemäß § 17 Abs. 1a des Schulunterrichtsgesetzes – SchUG, BGBl. Nr. 472/1986.

§ 4 — Allgemeine datenschutzrechtliche Bestimmungen

• 1. die jeweilige Schulleiterin bzw. der jeweilige Schulleiter hinsichtlich

• a) der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten und Einhaltung der Grundsätze des Art. 5 DSGVO durch die Bildungseinrichtung,

• b) der Wahrung der organisatorischen Datensicherheitsmaßnahmen durch die Bildungseinrichtung gemäß § 9 IKT-Schulverordnung, BGBl. II Nr. 382/2021, sowie

• c) der Wahrung der Rechte der betroffenen Schülerinnen oder Schüler einer Bildungseinrichtung sowie deren Erziehungsberechtigter,

wobei die Schulleiterin bzw. der Schulleiter hinsichtlich ihrer datenschutzrechtlichen Aufgaben durch eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten in der zuständigen Schulbehörde zu unterstützen ist;

• 2. die Stelle des öffentlichen Bereichs bzw. eine Schulerhalterin oder ein Schulerhalter, die bzw. der über die technisch-organisatorische Ausgestaltung und den Einsatz der IT-Systeme und Dienste entscheidet, hinsichtlich der Gewährleistung der Datensicherheit derselben (zB einer Schulverwaltungssoftware und deren Hosting);

• 3. die zuständige Bildungsdirektorin oder der zuständige Bildungsdirektor für die Evidenzen der Schülerinnen und Schüler hinsichtlich des gleichwertigen Unterrichts für die der allgemeinen Schulpflicht unterliegenden Schülerinnen und Schüler gemäß § 5 Abs. 3 und 4;

• 4. die Bundesministerin oder der Bundesminister für Bildung für

• a) die Gesamtevidenzen der Schülerinnen und Schüler und der Studierenden der Pädagogischen Hochschulen, die Durchführung von Vorhaben im öffentlichen Interesse gemäß § 13 bezüglich der Pädagogischen Hochschulen, den Datenverbund der Schulen und das Bildungsstammportal des Bundes, wobei die Bundesrechenzentrum GmbH (BRZ GmbH) den Datenverbund der Schulen und das Bildungsstammportal des Bundes als Auftragsverarbeiterin gemäß Art. 4 Z 8 DSGVO nach Maßgabe eines Vertrages gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO betreibt,

• b) das Bildungsportal sowie

• c) für alle IT-Systeme und Dienste, die seitens der Bundesministerin oder des Bundesministers für Bildung bereitgestellt werden oder in denen Daten aus dem Datenverbund der Schulen zu Zwecken des Schulrechtsvollzugs verarbeitet werden;

• 5. die Bundesministerin oder der Bundesminister für Frauen, Wissenschaft und Forschung für die Gesamtevidenzen der Studierenden und für die Durchführung von Vorhaben im öffentlichen Interesse gemäß § 13, jeweils mit Ausnahme jener der Pädagogischen Hochschulen und

• 6. hinsichtlich der Evidenzen der Studierenden die postsekundäre Bildungseinrichtung gemäß § 2 Z 4.

(Anm.: Abs. 2 aufgehoben durch Art. 4 Z 5, BGBl I Nr. 121/2024)

• 1. geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung gemäß Art. 32 DSGVO (das sind insbesondere Maßnahmen zur sicheren Authentifizierung und sicheren Datenübertragung auf Endgeräten, Mindestanforderungen an die eingesetzte Hostingumgebung sowie Leitlinien für von den Bildungseinrichtungen festzulegenden IT-Nutzungsbedingungen),

• 2. geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Abfrage insbesondere im Stammzahlenregister zur Ausstattung mit bereichsspezifischen Personenkennzeichen gemäß den §§ 9 und 10 E-GovG (insbesondere Abfragezeitpunkte, Schnittstellendefinitionen, Übertragungsprotokolle und Datenformate zwischen den Softwareprodukten) und

• 3. im Einvernehmen mit der Bundesministerin oder dem Bundesminister für Inneres geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Abfrage im ZMR zur Ausstattung mit Meldedaten gemäß § 2 Z 21 lit. a, sowie im ZPR zur Ausstattung mit allgemeinen Personenstandsdaten der Eltern von Schülerinnen und Schülern (insbesondere Abfragezeitpunkte, Schnittstellendefinitionen, Übertragungsprotokolle und Datenformate zwischen den Softwareprodukten).

• a) den Bildungsdirektorinnen und Bildungsdirektoren sowie

• b) der Leiterin oder dem Leiter des Instituts des Bundes für Qualitätssicherung im österreichischen Schulwesen (IQS) unbeschadet des § 5 Abs. 2 IQS-G

zum Zweck der Wahrnehmung der diesen jeweils gesetzlich übertragenen Aufgaben auf Antrag eine Abfrageberechtigung auf die in der Gesamtevidenz der Schülerinnen und Schüler verarbeiteten Daten im Wege des Datenfernverkehrs zu eröffnen. Dies hat so zu erfolgen, dass statistische Auswertungen unter Wahrung des Statistikgeheimnisses gemäß § 17 des Bundesstatistikgesetzes 2000, BGBl. I Nr. 163/1999, möglich sind und weder eine Ermittlung und Abspeicherung von Daten über eine bestimmte Bildungsteilnehmerin oder einen bestimmten Bildungsteilnehmer noch ein Rückschluss auf Angaben über bestimmte Bildungsteilnehmerinnen oder Bildungsteilnehmer möglich ist. Abfrageberechtigungen dürfen nur erteilt werden, wenn die Einhaltung der Datensicherheitsmaßnahmen des Art. 32 DSGVO von der Antragstellerin oder vom Antragsteller nachgewiesen wird.

• 1. in ihrem oder seinem Bereich ausdrücklich festgelegt wird, wer (Identität der oder des Abfragenden) unter welchen Voraussetzungen (Bekanntgabe des Abfragezwecks) eine Abfrage durchführen darf;

• 2. die gemäß Z 1 abfrageberechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ihre nach Datenschutzvorschriften bestehenden Pflichten belehrt werden;

• 3. entsprechende Regelungen über die Abfrageberechtigungen und den Schutz vor Einsicht und Verarbeitung der Daten durch Unbefugte getroffen werden;

• 4. durch technische oder programmgesteuerte Vorkehrungen Maßnahmen gegen unbefugte Abfragen ergriffen werden;

• 5. Aufzeichnungen geführt werden, damit tatsächlich durchgeführte Verarbeitungsvorgänge im Hinblick auf ihre Zulässigkeit im notwendigen Ausmaß nachvollzogen werden können (Protokollierung);

• 6. Maßnahmen zum Schutz vor unberechtigtem Zutritt zu Räumlichkeiten, von denen aus Abfragen durchgeführt werden können, ergriffen werden sowie

• 7. eine Dokumentation über die nach Z 1 bis 6 getroffenen Maßnahmen geführt wird.

• 1. die Voraussetzungen, unter denen die Abfrageberechtigung erteilt wurde, nicht mehr vorliegen;

• 2. Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten betroffener Personen durch die Erteilung von Auskünften verletzt wurden;

• 3. gegen Datensicherheitsmaßnahmen gemäß Abs. 5 Z 1 bis 7 oder die allgemeinen Grundsätze des Art. 32 DSGVO verstoßen wurde oder

• 4. ausdrücklich auf sie verzichtet wird.

• 1. die Daten gemäß § 5 Abs. 1 Z 3, 8 und 11 sowie der Anlage 1 Z 7, 9, 11 und 12 spätestens zwei Jahre und

• 2. die Daten gemäß der Anlage 2 Z 6, 7 und 8 60 Jahre

nach dem Abgang der Schülerin oder des Schülers von der Bildungseinrichtung aus den Evidenzen der Schülerinnen und Schüler zu löschen. Alle übrigen Daten sind nach Maßgabe schul- und hochschulrechtlicher Bestimmungen zu dem jeweils festgelegten Zeitpunkt zu löschen. Die Bestimmungen des Bundesarchivgesetzes, BGBl. I Nr. 162/1999, bleiben davon unberührt.

§ 5 — Evidenzen der Schülerinnen und Schüler

2. Abschnitt

Datenverarbeitungen hinsichtlich der Schülerinnen und Schüler

• 1. die Schulkennzahl;

• 2. die Schulformkennzahl;

• 3. ein bildungseinrichtungsspezifisches Personenkennzeichen;

• 4. die Sozialversicherungsnummer zum Zweck der Inanspruchnahme von Leistungen gemäß § 8 Abs. 1 Z 3 lit. h und i ASVG;

• 5. das bPK-BF/Ersatzkennzeichen, sowie allenfalls die für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlichen bPK anderer Bereiche in verschlüsselter Form;

• 6. die Namen (Vor- und Familiennamen, einschließlich allfälliger akademischer Grade);

• 7. das Geburtsdatum;

• 8. die Staatsangehörigkeit;

• 9. das Geschlecht;

• 10. die Anschrift am Heimatort und, sofern zusätzlich vorhanden, des der Bildungseinrichtung nächstgelegenen Wohnsitzes (Zustelladresse) sowie die Unterkunftsart dieses nächstgelegenen Wohnsitzes entsprechend den Angaben der Erziehungsberechtigten bzw. der Schülerin oder des Schülers;

• 11. im Fall, dass eine Schülerinnen- oder Schülerkarte mit Lichtbild auszustellen ist, ein Lichtbild, auf dem der Kopf erkennbar und vollständig abgebildet sein muss; zu diesem Zweck und ausschließlich auf ausdrückliches Ersuchen der Erziehungsberechtigten bzw. der Schülerin oder des Schülers im Alter von mindestens 14 Jahren ist die oder der Verantwortliche gemäß § 4 Abs. 1 nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten ermächtigt, Lichtbilder

• a) aus den Beständen der Passbehörden (§§ 22a ff. des Passgesetzes 1992, BGBl. Nr. 839/1992),

• b) aus den Beständen der mit der Registrierung des Elektronischen Identitätsnachweises – E-ID betrauten Behörden (§§ 4a und 4b E-GovG),

• c) aus den Beständen des Führerscheinregisters (§§ 16 ff. und 35 des Führerscheingesetzes – FSG, BGBl. I Nr. 120/1997),

• d) aus den Beständen des Zentralen Fremdenregisters (§ 26 des BFA-Verfahrensgesetzes, BGBl. I Nr. 87/2012)

automationsunterstützt im Rahmen einer Online-Abfrage unter Verwendung des bereichsspezifischen Personenkennzeichens (bPK) nach § 9 E-GovG zu verarbeiten, wobei Näheres durch Verordnung der zuständigen Bundesministerin oder des zuständigen Bundesministers festgelegt werden kann;

• 12. das erste Jahr der allgemeinen Schulpflicht;

• 13. das Datum des Beginns der jeweiligen Ausbildung und deren Bezeichnung;

• 14. die Eigenschaft als ordentliche oder außerordentliche Schülerin bzw. ordentlicher oder außerordentlicher Schüler;

• 15. das Datum und die Form der Beendigung der jeweiligen Ausbildung unter Angabe der Bezeichnung der beendeten Ausbildung;

• 16. das von den Erziehungsberechtigten bzw. von der Schülerin oder dem Schüler angegebene Religionsbekenntnis;

• 17. einen festgestellten sonderpädagogischen Förderbedarf;

• 18. die Inanspruchnahme einer Ausbildung gemäß § 8b Abs. 1 oder 2 des Berufsausbildungsgesetzes, BGBl. Nr. 142/1969;

• 19. mit dem Schulbesuch zusammenhängende Daten über die Sprachen der Schülerinnen und Schüler (Erstsprachen, im Alltag gebrauchte Sprachen), Ergebnis des standardisierten Testverfahrens gemäß § 4 Abs. 2a SchUG, die Form der Sprachförderung in der Unterrichtssprache Deutsch, die Verletzung der Schulpflicht, die Teilnahme an Unterrichts- und Betreuungsangeboten, insbesondere dem Erstsprachenunterricht, die Teilnahme an der Sommerschule, die Schul- bzw. Unterrichtsorganisation sowie den Bildungsverlauf, den Schulerfolg, insbesondere den Erfolg bei abschließenden Prüfungen, Externistenprüfungen, die einer abschließenden Prüfung entsprechen, sowie bei der Berufsreifeprüfung, sowie Informationen aus den Kompetenzerhebungen, gemäß Anlage 1 und

• 20. andere für Vollzugsaufgaben an der Schule notwendige Daten gemäß Anlage 2.

• 1. die Kennzahl der meldenden Behörde;

• 2. die Art der Erfüllung der Schulpflicht;

• 3. die Schulformkennzahl;

• 4. ein von der Bildungsdirektion zu vergebendes bildungseinrichtungsspezifisches Personenkennzeichen;

• 5. das bPK-BF, sowie allenfalls die für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlichen bPK anderer Bereiche in verschlüsselter Form;

• 6. die Namen (Vor- und Familiennamen);

• 7. das Geburtsdatum;

• 8. die Staatsangehörigkeit;

• 9. das Geschlecht;

• 10. die Anschrift am Heimatort und, sofern zusätzlich vorhanden, des der Bildungseinrichtung nächstgelegenen Wohnsitzes (Zustelladresse) entsprechend den Angaben der Erziehungsberechtigten bzw. der Schülerin oder des Schülers;

• 11. das erste Jahr der allgemeinen Schulpflicht;

• 12. das Datum des Beginns der jeweiligen Ausbildung und deren Bezeichnung;

• 13. die Eigenschaft als ordentliche oder außerordentliche Schülerin bzw. ordentlicher oder außerordentlicher Schüler;

• 14. das Datum und die Form der Beendigung der jeweiligen Ausbildung unter Angabe der Bezeichnung der beendeten Ausbildung;

• 15. einen festgestellten sonderpädagogischen Förderbedarf und

• 16. andere mit der Erfüllung der Schulpflicht zusammenhängende Daten, soweit zutreffend, über die Verletzung der Schulpflicht sowie den Bildungsverlauf gemäß Anlage 1 sowie die Daten der Erziehungsberechtigten gemäß Anlage 2 Z 9.

Die Daten zur erfolgten oder nicht erfolgten Ablegung und zum Ergebnis einer Prüfung gemäß § 11 Abs. 4 oder § 13 Abs. 3 des Schulpflichtgesetzes 1985 sind von der Schulleiterin oder dem Schulleiter jener Bildungseinrichtung, an der eine solche Prüfung durchzuführen ist, der zuständigen Bildungsdirektorin oder dem zuständigen Bildungsdirektor bekannt zu geben und von dieser oder diesem zu verarbeiten. Dies gilt auch hinsichtlich der Befreiungen vom Besuch der Berufsschule durch die Schulleiterin oder den Schulleiter gemäß § 23 Abs. 3 und 4 des Schulpflichtgesetzes 1985.

§ 6 — Datenverbund der Schulen

• 1. für die Verarbeitung von Personenstammdaten der Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigten anlässlich der erstmaligen Aufnahme von Schülerinnen und Schülern an einer Schule (§ 6a);

• 2. für die Bereitstellung von Personenstammdaten und Bildungsdaten der Schülerinnen und Schüler zum Zweck der Durchführung der Beendigung des Besuchs einer Schule und Aufnahme an einer anderen Schule (§ 6b);

• 3. für die Verarbeitung von Personenstammdaten der Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigten zum Zweck der schulorganisatorischen Planung, insbesondere gemäß § 8a Abs. 3 SchOG bzw. § 8a Abs. 3 Land- und forstwirtschaftliches Bundesschulgesetz, sowie zum Zweck der Ermittlung der der allgemeinen Schulpflicht unterliegenden Schülerinnen und Schüler gemäß § 5 Abs. 3 und 4 iVm § 16 Schulpflichtgesetz 1985;

• 4. für die Durchführung vordefinierter statistischer Auswertungen zum Zweck der Steuerung und des Qualitätsmanagements (§ 6c);

• 5. für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigten im Fall dringend gebotener Maßnahmen im Zuge des Krisenmanagements zur Abwendung unmittelbar drohender Gefahren für Leib und Leben;

• 6. für die Verarbeitung von Personenstammdaten und Bildungsdaten der Schülerinnen und Schüler, deren Erziehungsberechtigten und der Lehrpersonen zum Zweck des Identitäts- und Berechtigungsmanagements für die Nutzung von (IT-)Systemen und Diensten (§§ 6d und 6e);

• 7. für den Austausch von gesetzlich definierten Daten über die Schnittstelle zum Register- und Systemverbund mit anderen öffentlichen Stellen entsprechend deren gesetzlichen Aufträgen und

• 8. für die Zuordnung von bereichsspezifischen Personenkennzeichen (BF) sowie von weiteren benötigten verschlüsselten bereichsspezifischen Personenkennzeichen anderer Bereiche zu den Schülerinnen und Schülern im gleichwertigen Unterricht und deren Erziehungsberechtigten aus dem Stammzahlenregister und die Bereitstellung dieser Personenkennzeichen gemäß § 8 E-Governmentgesetz für am Bildungsportal angebundene IT-Systeme und Dienste.

• 1. hinsichtlich Abs. 1 Z 1 bis 6 die Schulleiterinnen und Schulleiter;

• 2. hinsichtlich Abs. 1 Z 1 bis 6 und 8 die Leiterinnen und Leiter der jeweils zuständigen Schulbehörde und

• 3. hinsichtlich Abs. 1 Z 1, Z 4 bis 8 die zuständige Bundesministerin bzw. der zuständige Bundesminister.